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AL PATRONO LE CONVIENE PROCURAR Y CONSERVAR LAS PRUEBAS DE LOS
HECHOS LABORALES
13 de marzo de 2006
Más que a los abogados litigantes, este teme le interesa a los patronos que deben entregarles a aquéllos las pruebas necesarias para litigar. Cuando los conflictos laborales no pueden resolverse amistosamente, los mismos van a parar a manos de sentenciadores administrativos (inspectores del trabajo) o judiciales (jueces del trabajo), quienes deben tomar sus decisiones basados en las pruebas que produzcan la partes y en las presunciones que establecen las leyes. Para la aportación, examen y valoración de estas  pruebas, deben seguirse una serie de reglas contenidas en diversas leyes de procedimiento, entre las cuales destaca como principal la Ley Orgánica Procesal del Trabajo. La norma general que trata sobre a quién le corresponde aportar las pruebas, está contenida en el artículo 72 de dicha Ley, el cual establece que: “Salvo disposición legal e contrario, la carga de la prueba corresponde a quien afirme hechos que configuren su pretensión o a quien los contradiga, alegando nuevos hechos. El empleador, cualquiera que fuere su presencia subjetiva en la relación procesal, tendrá siempre la carga de la prueba de las causas del despido y del pago liberatorio de las obligaciones inherentes a la relación de trabajo. Cuando corresponda al trabajador probar la relación de trabajo gozará de la presunción de su existencia, cualquiera que fuere su posición en la relación procesal.”
Por norma general, cuando toca contestar la demanda, el patrono debe hacerlo determinando con claridad cuáles de los hechos invocados por el trabajador que se admiten como ciertos y cuales se niegan o rechazan y expresar asimismo, los hechos o fundamentos de la defensa que se creyere conveniente alegar. Se tendrán por admitidos aquellos hechos indicados en la demanda respectiva, de los cuales, al contestar la demanda, no se hubiere hecho la requerida determinación, expuestos los motivos del rechazo, ni aparecieren desvirtuados por ninguno de los elementos del proceso. 
En la práctica, cuando un patrono contesta una reclamación laboral, debe negar las afirmaciones del trabajador que no sean ciertas, y, seguidamente afirmar lo que sí sea cierto. Al hacer esta afirmación, el patrono queda en la obligación de probar sus afirmaciones de hecho; puesto que si no afirma y prueba el hecho contrario, quedará como cierto todo cuanto haya afirmado el trabajador.
Por esa razón, el patrono debe procurar y conservar las evidencias necesarias para la demostración de los hechos que está obligado a probar. Especial importancia reviste la obligación de conservar los documentos que por mandato legal debe llevar el empleador, puesto que, en ausencia de éstos, se tendrán como ciertos los datos afirmados por el trabajador acerca del contenido del documento. Algunos de esos documentos son: los contratos de trabajo que se hayan hecho por escrito, horarios de trabajo, registro de horas extraordinarias, registro de vacaciones, registro de salarios pagados, constancias de trabajo, inscripción y retiro del IVSS, reportes de suspensiones, libro de registro de menores, declaraciones de accidentes, exámenes médicos, etc.
¿Cuánto tiempo deben conservarse estas pruebas?
El tiempo prudente para conservar todas estas pruebas, es por lo menos un poco más de la prescripción de la acción laboral, es decir, un (1) año para las prestaciones sociales y cinco (5) años para los accidentes de trabajo o enfermedades ocupacionales. Próximamente el primer plazo se extenderá a 10 años, cuando entre en vigencia la reforma de la Ley Orgánica del Trabajo, ordenada por la Constitución de 1999.